Šest znaků „zapamatovatelného" sdělení

Image courtesy Ken Wilson

Jak zařídit, aby si publikum vaši prezentaci zapamatovalo? Jak zařídit, aby si jim informace z přednášky uložily do paměti na co nejdelší dobu?
 
Existuje několik jednoduchých principů.

Stačí, když se jimi budete při přípravě přednášky řídit – vaše sdělení se uloží posluchačům do paměti natrvalo.

Jak dostat do prezentace příběh (Část 1)

Image courtesy Daniel Dionne

„Kdo z vás učíte ICT? Raz, dva, tři... No, je vás tu dost, takže asi budete vědět, o čem budu mluvit. Taky za vámi děcka chodí, když se jim něco pokazí na počítači? Za mnou taky tuhle jeden přišel a povídá, „Pane učiteli, mně nejde do desky zasunout RAMka..."

Nic nepřiblíží posluchačům myšlenky v prezentaci lépe než nějaká dobrá historka. Lidé se rádi odpoutají od faktů, které před ně klademe. Rádi se nechají vtáhnout do děje. Podívají se na situaci a představí si v ní někoho známého. Nebo sebe sama. Zhodnotí ji a tím vlastně zaujmou stanovisko. Zapojí tak do vnímání nejen pozornost, ale i své emoce.
 
A přesně tohle dobré příběhy umí. Pobaví nás. Rozpláčou nás. A ty opravdu, opravdu dobré, ty nás i něco naučí.

Zaostřeno na: INBOX

Když se člověk pustí do organizování práce pomocí metody GTD, první (a velkou) změnou na cestě k pocitu „jsem v pohodě a přitom zvládám” bude právě používání inboxu neboli vstupní schránky. Budete-li totiž na sebe přísní a necháte VŠECHNY své záležitosti protékat přes tuto GTD vychytávku, okamžitě pocítíte, že máte záležitosti daleko více pod kontrolou.
 

Co jsou to záležitosti?

David Allen definuje v Mít vše hotovo záležitosti jako „cokoliv, co jste si vpustili do psychického nebo fyzického světa a co nepatří na místo, kde se to právě nachází, vy jste však u toho neurčili požadovaný výsledek a nejbližší konkrétní krok.“ (str. 24)

V dnešní době pracovní život prostupuje do soukromého a naopak. A tak se vám v inboxu setkají vzkazy od kolegů, e-maily od dodavatelů, nápady na sobotní výlet a vzkaz od manželky, že je potřeba koupit chleba. Oddělovat je při sbírání by z praktického hlediska bylo poněkud… nerozumné.
 

Inbox-Babylon

Zazní-li někde slovo "inbox", většina lidí si představí jediné místo: e-mailovou schránku.
 
Pro většinu lidí to bude první, a bohužel poslední místo, kde si cíleně shromažďují "informace" o záležitostech. Ostatní "vstupy" nijak neřeší. Mají přece dobrou paměť, tak co by si dali tu práci a něco si zapisovali.
 
Chybička se vloudila, nemyslíte? Kdokoliv četl něco o GTD, ví, že snažit si všechno pamatovat, je nesmysl. A ve chvíli, kdy zrovna tohle začnete řešit, dostaví se mírný šok: najednou zjistíte, odkud, kdy a kde všude se na vás záležitosti sypou.
 
Na okraj pojmu: V knize Mít vše hotovo se místo pojmu inbox používá pojem vstupní přihrádka nebo schránka. I David Allen pro toto konkrétní místo nepoužívá jeden vymezený pojem a tak se GTD-novic setká s pojmy jako collection bucket, in-tray, in-basket či zmíněný inbox. Pro nás budiž v tomto článku INBOX to všechno předchozí.

Promyslete si, jaké vstupní schránky (aka "inboxy") budete potřebovat

A nebojte se to přehnat.

Pro inspiraci to v mém případě bude:

1. Gmailový účet, kam sbírám poštu ze 4 dalších e-mailových účtů. (MS Outlooku jsem prostě nepropadl, na mé potřeby je to příliš robustní nástroj. Ale je mi jasné, že existují „provozy“, které se bez něj neobejdou.)

2. Fyzická schránka (na stole doma/v práci) v podobě plastové „stohovatelné“ přihrádky, respektive drátěného košíku „made in IKEA“ doma, na fyzické záležitosti (papíry, testy, slohové práce, vzkazy, časopisy, poznámky na lepíkách aj.)

3. Další elektronický inbox tvoří samostatný poznámkový blok v Evernote, který používám pro vedení agendy GTD. (Teď se na mě sesype hromada názorů, jakože EN je pro GTD nevhodný, nemá to připomínky, nemá to propojené další kroky s jednotlivými projekty a já nevím, co všechno. Nemá, ale mně to stačí. Pokud nevěříte, že by šlo tento výborný poznámkovník pro GTD vyladit, doporučuji podívat se na videa na The SecretWeapon. Howgh.)

Do inboxu v EN přeposílám e-maily, z nichž se staly buď projekty (#Projekty), nebo další kroky (@kontext). Stejně tak zde končí i delegované záležitosti, u kterých čekám na řešení, případně jen vyjádření další osoby. (!!WF neboli @Čekám na...)

Podobně dopadnou i e-maily, které chci buď archivovat (reference, podklady k projektům, zajímavé informace), nebo se jim budu možná v budoucnu chtít věnovat. Přes rozšíření v prohlížeči (Clip to Evernote, Clearly) potom do elektronického inboxu padají také různé články či výstřižky z článků, citáty a další informace.

EN používám ve svém notebooku, telefonu i tabletu. Inbox (a další bloky a tagy) tak mám vlastně neustále po ruce. Ani v jednom zařízení jsem zatím ale nepoužil možnost vytvořit přímo hlasovou poznámku. I to jednou přijde. Byť mě od toho trochu odrazuje fakt, že bych musel vzkaz při zpracování přepsat.

Fotek ovšem do EN sypu celkem dost, i když rozpoznávání českého textu z fotografií mi nějak škobrtá (přesněji: nefunguje). Asi je to placená fýčura. A navíc asi jen pro cizozemsky mluvící.

4. Notýsek, neustále v kapse/na stole/po ruce přítomný, vybavený jak stránkami, tak paklíkem lepíků pro strýčka Příhodu. Zde také končí poznámky za pochodu, které nejdou rychle naklepat na počítači nebo tabletu. (Nebojte, není to Moleskine. Ten používám na něco jiného, ale o tom snad někdy příště.)

5. Textové zprávy v mobilu/Hlasová schránka. Na tato místa se zpravidla zapomíná. Při zpracování (tj. po přečtení) končí SMSky či vzkazy na patřičném místě v systému, tedy buď v EN, nebo v kalendáři. Nepamatuji se, kdy bych něco přepsal na papír (či do notýsku) k pozdějšímu zpracování. Systém mám nastavený, takže hupky dupky, ať to jen běží.

6. „Místo“ na myčce v kuchyni, kam s manželkou dáváme poštu a další společné záležitosti, jako poznámky, co kde koupit, časopisy, dopisy atd. Jakkoliv by se mi líbilo, aby zde třeba stála nějaká krabice, mé usilovná snaha „naladit“ manželku na vlny GTD zatím více než selhává.

7. Plastová složka v tašce, ve které končí testy na opravu, texty na opravu či prostudování (předané v papírové podobě atd.)

Dlouhou dobu jsem ji považoval za zbytečnost. Leč David Allen se nemýlí: inbox do jisté míry používáme všichni, záleží jen na tom, jak je velký. V případě batohu vám totiž místo složky poslouží celý batoh, v případě naší odkladové plochy na myčce v kuchyni by to jinak bylo nejbližší volné místo v celém domku.

Našlo by se jistě více dalších přihrádek, třeba klasická dopisová schránka, do jisté míry třeba i připomínky úkolů v termínovém pořadači (v mém případě klasickém kalendáři), i když tyto nejsou klasickým inboxem.

Na první pohled sbírám záležitosti na velké množství míst. Leo Babauta v jednom ze svých hodně starých, skoro bych si dovolil i rýpnout „smysluplných“, článků, srovnával svá sběrná místa se systémem Davida Allena.

Ano, souhlasím s Babautou, Allen jich má daleko více než Babauta. Prostě mu to tak vyhovuje. Pozorný čtenář knihy Mít vše hotovo si však jistě vzpomene, že i sám Allen vybízí k tomu, aby člověk používal co nejméně schránek a celý svůj systém minimalizoval. Ovšem jen do té míry, aby systém zůstal funkční a obsáhl celou šíři jeho záležitostí. (str. 36)

Jak optimalizovat INBOXy?

1. Jinak než experimentem na to nepřijdete. Jinými slovy, sepište si všechna místa, odkud k vám přicházejí informace (či záležitosti). A u každého místa se zamyslete nad tím, jakou fyzickou podobu budou mít tyto záležitosti - a v jaké formě je zachytíte. A potom se pusťte do experimentování a vychytávání systému. Uvidíte, za 14 dní budete moudřejší.

2. Pokuste se některá z míst spojit do jednoho jediného.

V dnešní době se přímo nabízí možnost sjednotit si místo, kam přichází e-mail. Na jedné straně chcete své e-maily mít stále po ruce na kterémkoliv zařízení, na straně druhé vás okolnosti nutí používat více e-mailových schránek.

Služby jako Gmail, Outlook.com (bývalý Hotmail), a do jisté míry také Seznam.cz či Centrum.cz (abych jmenoval ty největší), nabízejí možnost odesílat zprávu „zprostředkovaně“, tedy např. odeslat e-mail ze soukromého prostoru v Gmailu a nechat e-mail, aby se tvářil, že byl odeslán z pracovní e-mailové stránky.

Uvedené řešení samozřejmě není vhodné pro každého, leč dovolím si odhadnout, že mnoha lidem dobře poslouží.

3. Zvažte, kde všude byste mohli pro sbírání „nasadit“ papír. Můžete to být notýsek (pro fajšmekry třeba ten předražený, leč vymazlený Moleskine). Můžou to být kartotéční lístky secvaknuté žabkou. Pokud hrajete na efekt, určitě vám skvěle poslouží kožené pouzdro na doklady a v něm hezká malá diářová tužka a malý notýsek nebo nařezané lístečky papíru. A samozřejmě lepíky. A nad papírem laskavě neohrnujte nos, rukou píšete rychleji než pomocí sebelepší dotekové klávesnice - a navíc máte papír neustále po ruce. A nepotřebujete náhradní baterky.

4. Plastové slohy sice nevypadají úplně „super-cool“, ale na rozdíl od papírových vydrží. Navíc jsou lehčí než efektní, luxusní kožené desky. Taháte-li na zádech či na rameni každý den běžný notebook, nabíječku, notýsek, knížku na čtení atd., váha začne hrát svoji roli velmi rychle.

A ještě jednu věc si dovolím: Dejte si týden tu práci a skutečně všechny nezpracované papíry do složky v příručním zavazadle ukládejte. Uvidíte, po týdnu svůj batoh (tašku atd.) nepoznáte. A budete se divit, jak je možné, že vás to nenapadlo dříve.

5. Doporučovaný "stoh" několika plastových přihrádek, pěkně jedna na druhé, vypadá také velmi efektně. Úplně k nakousnutí. Ovšem do toho okamžiku, kdy se vám v inboxu za den nakupí větší hromádka papírů. (Pokud nevíte, co se stane, nebudu vás napínat - přihrádka pod horní plnou zasténá, prohne se, stěny se mírně rozevřou... a hromádka se sesype.) Drátěný stojánek z IKEY vydrží. A navíc, nikde přece není psané, že jej musíte skládat dohromady a používat celý.

Co dodat?

Používat inbox ovšem neznamená záležitosti sesbírat a následně okamžitě - a pokud možno všechny, pěkně jednu po druhé - vyřídit. Znamená to jen jedno: jasně vymezit prostor, kde všude zachytíte přicházející podněty. Vytvořit konkrétní místa, kam podněty zaznamenáte, abyste je mohli následně přesně pojmenovat a rozhodnout, co pro vás v danou chvíli znamenají a jak s nimi dále naložíte.

Myšlenková mapa: setkání po letech

Máme rok 2013. Máme za sebou více jak pět let školské reformy. Máme učit žáky kreativně myslet, plánovat práci, prezentovat myšlenky a tisíce dalších věcí.

Jako jednotlivosti jsou maximálně tak pracné na přípravu. Když si však člověk spojí dohromady, nemůže si nevšimnout, že dohromady tvoří celek velmi užitečných dovedností. Dovedností, byť zvládnutých třeba jen napůl, posunou možnosti našich žáků na trhu práce zase o kus dál.

Od doby, kdy koncept čarami propojených klíčových informací zapsaných v prostoru spatřil světlo světa, urazily myšlenkové (mentální, tematické, učební a další jiné) mapy kus cesty. Objevují se na obchodních jednáních, na firemních poradách, v laboratořích, v blocích ředitelů, manažerů, freelancerů a... překvapivě i mnoha učitelů.

Jenomže ne u všech. A v tom vidím problém.

Učitel samozřejmě používá to, co pomáhá jemu. Na tom není nic špatného. Proč taky pracovat způsobem, který mi není k ničemu, že?

Jenomže takový učitel nesmí zapomínat na jedno. Před ním (nebo vedle něho, nebo za ním, podle toho, kde se zrovna ve třídě nachází) sedí, stojí, leží, chodí (podle toho, jakou zrovna žáčci páchají činnost) rozličné osobnosti. A mezi nimi se určitě najde osůbka, které myšlenkové mapy pomohou.

(Sám je používám a uvědomuji si, jak mi pomáhají. Proto odmítám použít podmiňovací způsob „mohly by pomoci“. Pomůžou. To je mimochodem fakt. I když se vám to nezdá.)

A každý učitel by měl se svými žáky myšlenkové mapy ve svém předmětu alespoň několikrát vyzkoušet. Tak, aby každý žáček zjistil, jestli mu tahle ta barevná kroužková zmrzlina chutná, nebo ne.

Vzhledem k tomu, jak dlouho už se o mapách mluví, mě dost udivilo, že se stále najdou lidé (nejen běžní učitelé), kteří o nich buď neslyšeli, nebo slyšeli jen málo, a proto „neochutnali“.

Proto znovu publikuji starší, ale upravený článek „Co je to vlastně ta majndmapa“, který vyšel už někdy v roce 2008. I když se na něj za tu dobu nanesla spoustu pomyslného elektronového prachu, jeho základní koncept je stále aktuální.
 

Co přesně je ta myšlenková mapa

• Myšlenková mapa nabízí přehledný a uspořádaný pohled na plán, problém nebo projekt.
• Informace a úkoly se v mapě paprskovitě šíří od centrálního tématu či cíle do stran na rozdíl od klasického záznamu, kde by se v podobě seznamu řadily za sebe pod jedním společným titulkem.
• Tematicky, významově či koncepčně propojená témata spojují čáry-spojnice.
• Nové informace můžete do mapy přidávat nezávisle na pořadí, v němž se objevily (což dost dobře nefunguje u klasického seznamu na papíře). Díky rozložení „do plochy“ je můžete okamžitě propojovat s již existujícími nápady.
• Již při samotném vytváření mapa přirozeně postupuje od komplexnějších pojmů k stále větším detailům a současně vám nebrání přidávat složitější informace. Napadne-li vás nějaký komplexnější pojem, jednoduše jej přidáte na vhodné místo.
• Informace mohou v mapě ještě více zvýrazňovat jednoduché obrázky, symboly, barvy, propojovací čáry či doplňovat (v digitální podobě) přílohy a odkazy na již existující soubory či webové stránky.
• Mapa nabízí pohled na problém v kontextu dalších informací a současně ukazuje, z čeho se jednotlivé informace skládají. Umožňuje, aby člověk téma lépe pochopil. A aby se současně objevily nové možnosti, nové či neotřelé nápady, které nejsou na první pohled vidět.

A k čemu se mapa hodí?

Pomáhá procesu myšlení

Nápad se zableskne - a zhasne. Myšlenková mapa člověku umožňuje dále nápad rozvíjet a myšlenky postupně co nejvíce konkretizovat.

Od mlhavého, všeobecného pocitu, že „toto bychom mohli zkusit", se propracováváte ke konkrétním krokům, které budou třeba udělat.

(Můžete si samozřejmě udělat obyčejný seznam pod sebe nebo použít "propojující se" seznam jako třeba workflowy http://workflowy.com. Ne vždy se však člověku chce pouštět počítač. A jsou okamžiky, kdy je tužka a kus papíru nejlepším přítelem člověka.)

Nabízí prostor k přehlednému uspořádání informací

Stejně jako v klasickém seznamu či osnově máte celý svůj postup od záblesku až po každý konkrétní krok před sebou, na jednom místě.
Informace v mapě jsou uspořádané ne tak, jak myšlenky postupně přicházely (jako u klasického seznamu), ale podle toho, jak spolu jednotlivé záležitosti souvisí.
A čáry propojují a nabízí komplexní pohled na celek – a v případě tvůrčích záležitostí můžete na rozdíl od klasického seznamu snadněji odhalit a především zaznamenat na první pohled neviditelné souvislosti.

Usnadňuje připojení nových informací

Vysvětlují-li (či znázorňují-li) složitější koncepty spojnice, symboly či obrázky, spojují se nové informace s těmi, které člověk o problému již dříve získal – případně si je uvědomil.

Konkretizuje myšlenky a koncepty

Ve spoustě nápadů se skrývají velmi složité, těžko uchopitelné koncepty.
Tím, že je člověk zachytí (byť by k tomu využil třeba jen slovo či symbol jako například malý čtvereček), nejen že snadněji začlenění nápady do kontextu, ale připraví si i prostor, aby s nimi mohl snadněji manipulovat a dále je strukturovat.

Pomáhá soustředit se na jednu věc

V dnešní uspěchané době, kdy se prostředí, aktivity a podněty střídají velmi rychle, vám mohou mapy pomoci soustředit se na jednu věc - třeba i tím, že si člověk chvíli črtá jednoduché obrázky.

100 věcí, které se dají pomocí map zpracovat

Na stránkách mindmapinspiration najdete velmi jednoduchou mapu a v ní přehled věcí, na které můžete myšlenkové mapy použít.

A komu (prozatím) více vyhovují seznamy, najde tyto informace zpracované do své přehledné podoby.
Ano, souhlasím, ta mapa je co do „kvality" obrázků či pojetí hodně, ale opravdu hodně dětinská.
 

Kdy mapy používám nejčastěji?

Sám mapy používám především v okamžiku, kdy potřebuji něco promyslet, ať už je to článek, seminář, projekt nebo vyučovací hodina. Do série vzájemně provázaných map v programu MindManager mám také rozložený celý projekt Inovativní škola, který naše škola realizuje. (Pro představu, cca 2.5 mil. Kč, 25 lidí a vytvoření více jak 1400 učebních materiálů.)

Do map jsem také dlouho plánoval i své týdenní aktivity, abych měl přehled, že se každé oblasti mého života dostane zasloužené pozornosti. Dnes používám jednu velkou mapu, v níž mám rozkreslené Allenovy oblasti zodpovědnosti. O tom snad někdy příště.

Na výpisky či poznámky dnes mapy nepoužívám. Nahradil jsem je jiný způsobem záznamu, tzv. sketchnotes, což jsou „klasické" poznámky ovšem nikoliv jen v textové podobě, ale vysvětlované pomocí obrázků, které text jen doplňuje. Na ukázku se podívejte třeba na poznámky Mike Rhodeho, který je považován za jednoho z prvních propagátorů vedení této formy poznámek. Podívejte se také na poznámky Austina Kleona, kreslíře komiksů, webdesignera, bloggera a autora knihy Kraď jako umělec. A na sketchnotes se určitě ještě dostane.

Má vůbec cenu začínat s GTD?

Image courtesy: najeebkhan2009

Školení v zaměstnání stojí v drtivé většině za pytel.

A všichni time-managementoví guruové přichází se svojí absolutní pravdou, s odpovědí na každou otázku, s náboženstvím o „mysli čisté jako voda“, „zjednodušování“ všeho, o hodnotách, o vizích co-bude-za-pět-let- či-dál a nádherným jazykem plným metafor a trefných, skvěle znějících přirovnání, opepřených notnou dávkou zaručeně pravdivých příběhů ze života. (konec ironie)

Když má člověk plno práce, nemá náladu se nimrat ve svých hodnotách, vizích a poslání. Čeká-li na člověka 50+ nevyřízených e-mailů, jednání se zákazníkem, update stránek, newsletter, příprava porady (a x-dalších jednání) a doma naštvaná manželka, že zase není porytá zahrada, můžou si všichni hodnoty strčit někam za klobouk.

Samozřejmě se nemusíte úplně topit v úkolech. Stačí mít pár úkolů a pocit, že se vám nechce věnovat jim všechen volný čas. A přesně s tímhle vám GTD pomůže.

Nevěříte?

Raketový start: Rozpitvejte složitější „projekt“ na jednotlivé další kroky

Do toho se pouštět nebudu, to dá moc práce. Tohohle je taky moc. A u toho vůbec nevím, co mám dělat. Ani tibetský dalajláma by se nestyděl, jak krásně vám to odříkávání jde. Mantra odkládání dotažená k dokonalosti.

Z vlastní zkušenosti ovšem vím, že nejvíce naladí raketový start. A to pokud možno bez zádrhelů, elegantně, hezky ladně ze Země rovnou na Měsíc.

A nevidím nejmenší důvod, proč si takový "start" nevyzkoušet.

V práci na vás čeká kopa úkolů. Vsadím se, že do některého z nich se vám jistě nechce. Podobná hromada úkolů vás čeká určitě i doma. Vynechejme úkoly, u kterých si nejste jistí, že je chcete musíte dělat. Vezměte takový úkol, který prostě udělat musíte, byť se vám do něj pekelně nechce.

Co že je to ten projekt?

David Allen označuje úkol, který potřebuje ke splnění více než jednu věc, za „projekt“.

Označení je to podle některých (zejména projektových manažerů) poněkud nešťastné. K projektovému managementu jsem ovšem přičichl jen málo. (Přesněji, k „velkým“ projektům za velké prachy, ty „malé“, nízkorozpočtové či bezrozpočtové, za to za účasti 2 – 30 lidí, řeším skoro pořád. Abyste rozuměli té podivné matematice, pracuji ve školství, kde se skoro všechno dělá vlastně samo, v rámci paušálu, nebo rovnou „zadarmo“.)

Jsa tedy uživatelem GTD dlouhodobým, anglické i české verze knihy znalým, budu se držet již zavedené terminologie. A vám, projektovým managementem postiženým, radím: zapomeňte na chvíli na rozpočet, team meetingy, strategii, risk assessment, critical path a samozřejmě Gantovy grafy, bez kterých žádný projekt nemůže být.

Projekt budiž nám záležitosti, která nejde udělat jedním vrzem během chvilky.

Začněte s myšlenkou na konec

Vyberte nějaký úkol, který vám leží ladem, a zamyslete se, jaký bude konkrétní výsledek.
Jednoduše řečeno: jak poznáte, že jste tuto záležitost dokončili? Co konkrétně bude platit? Co „bude ležet“ před vámi?

Napíšete článek na web? Vydáte firemní zpravodaj? Povedete poradu? Budete se jí jen účastnit krátkým příspěvkem (a musíte šéfovi dodat podklady pro agendu)? Vytvoříte novou www stránku firmy?

Vezměte kus papíru a konkrétně výsledek pojmenujte.

Abych nevařil z vody, nahodím z praxe například náš školní čtvrtletník (v korporátním newspeaku newsletter).

Nejprve konkrétně definovat projekt: Vytvořit zpravodaj třetí čtvrtletí.

Co přesně bude ležet přede mnou? 300 stran A3 oboustranně potištěných, černobílých.

Co bude jeho obsahem? Zaplněné jednotlivé rubriky Slovo úvodem, Připravujeme, rubrika přehled akcí za uplynulé čtvrtletí na naší škole, 3 zprávy o významných událostech za danou dobu, na každé straně minimálně 1 fotografie, cca 3 – 4 básničky žáků z 1. stupně.
 

Jaký další krok musím k této „pravdě“ udělat?

Uvidíte-li konkrétní výsledek, jednoduše identifikujete konkrétní kroky, které vás k tomuto cíli přinesou. A nebojte se tyto kroky rozmělnit do podrobností skutečných krůčků. A už vůbec se nedivte, když se vám objeví komplikovanější, z více kroků se skládající „podúkol“ nebo „podprojekt“.

Ptejte se Jaký je další krok? a čile rozmělňujte.

V případě zpravodaje se potom najednou objeví úkoly jako:

- E-mail zástupkyni pro básničky.
- E-mail řediteli pro slovo úvodem, připravujeme, přehled akcí.
- E-mail kolegyně napsat článek o konkrétní události.
- Stáhnout z webu fotky.
- Sekretářka – zjistit/zajistit dostatek papírů A3.
- Napsat článek xyz (takový malý „podprojekt“, tedy samostatný projekt, který je součástí většího projektu), který tvoří další kroky:
- Braintstorm článek xyz. (a následné Draft článek xyz --- Zkontrolovat článek xyz)
- (…)

Bác. A najednou uvidíte jednotlivé kroky, které vás čekají. Kroky, které úkol posunou k vyřešení. Kroky, které vůbec nebudou bolet. (Pokud jste ovšem nenechali úkol tzv. „vyhnít“ a on mrcha nevyhnil a najednou vám hoří koudel u… oněch míst, kde by se oheň rozhodně vyskytovat neměl. To potom i ten obyčejný e-mail bude trochu bolet.)
 

Najděte termínované kroky

Projděte si seznam vytvořených kroků a najděte ty, které musí být udělány v nějaký den (nebo do nějakého konkrétního termínu).

Ty si potom zapište do kalendáře. Budiž vám svatým přikázáním:

do kalendáře patří jen úkoly, které MUSÍ být provedeny v daném termínu.

Ve většině papírových kalendářů najdete kolonku „úkolů“. V elektronických kalendářích je na to super kolonka. A v Google Kalendáři Eventy, nebo ještě lépe: Tasks, které mají roztomilé, zaškrtávací tlačítko. Tak.

Ve výše uvedeném příkladu žádný takový krok není. V praxi to může být fakt, že kolega následující den odjíždí na dovolenou. Sekretářka bude posílat objednávku. Klient bude ve městě a mohli byste se sejít. Bude potřeba zkontrolovat (a reportovat), jak se projekt vyvíjí.

Řiďte se jednoduchým pravidlem: Co vybuchne, když věc tehdy a tehdy neuděláte?
Jiné kroky do kalendáře nepatří.

Setřiďte zbývající kroky do tzv. kontextů

Zbývající činnosti, které nevyžadují den nebo hodinu provedení, roztřídíme podle toho, co potřebujete, abyste je mohli provést. Může to být konkrétní místo, člověk, s nímž musíte mluvit, nebo třeba nástroj, který budete potřebovat. V terminologii GTD se těmto přesně definovaným „prostředím“ říká kontexty.

V úkolu s newslettrem jsou vidět dva kontexty - @Online (v případě, že se občas člověk ocitne s počítačem (@Computer) bez připojení k internetu), a .Hospodářka (nebo @Husova, tedy místo, kde se s člověkem zcela jistě setkám). A brainstorming článku může člověk udělat @Kdekoliv, stačí mu jen tužka a papír.

(Tečky před kontextem používám k úkolům pro jednotlivé lidi, symbol @ potom jako v GTD zažitou zkratku anglického „at“, tedy „na“.

Pro začátek postačí na několik papírů (nebo stránek v sešitě) vytvořit seznam kroků v daném kontextu. Nejčastěji narazíte na kontexty jako @Počítač, @Kancelář, @„vaše město“, . „konkrétní člověk“, nebo @Kdekoliv.

Pamatujte, na seznamy dalších kroků rozdělených do kontextů, patří úkoly, které nemusíte udělat konkrétní den/v konkrétním čase. Musíte je ovšem udělat co nejdříve.

 

Vytvořte si seznam Projektů

Člověk neřeší samozřejmě jen jednu věc. Úkolů, které nepočkají a k jejichž splnění musíte udělat dva a více kroků, najdete jistě více. Zapište si je na samostatný list papíru označený Projekty. A když už budete u toho, stanovte si u každého projektu další krok a zapište jej na patřičný seznam, tedy buď na seznamy kontextů, nebo do kalendáře.

Možná budete mít pocit, že už těch seznamů stačí. Seznam projektů neslouží ničemu jinému než k tomu, abyste měli na jednom místě sepsané úkoly delší než jeden krok. Tento seznam také nemusíte řešit každý den. Stačí se mu věnovat tak jednou za týden při aktivitě zvané Týdenní zhodnocení. (A k tomu zase někdy příště, proč se na začátek totálně vyčerpat, že?)

První ochutnávku GTD máte za sebou

Jak se cítíte? Už vám ty úkoly nepřijdou tak nepříjemné? Už se dají zvládnout, že?

Stačilo udělat jen několik kroků a před vámi leží seznam konkrétních činností, díky kterým se dlouho odkládaný úkol pohne kupředu.

Své činnosti máte přesně definované. Nejste v kanceláři? Nemusíte přemýšlet nad tím, co můžete udělat jen v kanceláři. Sedíte u počítače? Vezměte si seznam @Počítač a udělejte dva, pět či deset kroků. Posunete kupředu hned několik projektů.

 

Co tedy je v praxi tohleto GéTéDé?

Abyste neměli přílišná očekávání samospasitelného systému (nebo filozofie, která vám nabídne odpověď na každou otázku), dovolím si stručně shrnout.

Metoda GTD (tedy getting things done TM) není nic víc, než soubor postupů, díky které dostanete pod kontrolu pracovní a soukromé záležitosti. Člověka vede k tomu, aby si uvědomil, jakou konkrétní „věc“ má přesně udělat a co přesně znamená tuto věc dělat.

Tak co, pořád máte pocit, že nemá cenu GTD používat?

 

Začněte s co nejjednoduššími pomůckami,

Každá debata dvou GTD-nadšenců nakonec sklouzne k jednomu: Jaký nástroj pro vedení GTD používáš? (Kecám, většina debat podobně postižených jedinců tímto tématem začíná.)

Nepouštějte se do vytváření super promyšleného, luxusně vyladěného systému. Počítejte s tím, že svůj systém postupně upravíte a mouchy vychytáte.

Pro začátek postačí obyčejná tužka, pár listů papíru, e-mailová schránka, kalendář, nebo možná lepíky (za předpokladu, že máte velký prostor, kam si můžete všechno pěkně rozložit).

Používáte-li Evernote (nebo outlook a onenote), mohl by vám pomoci článek Libora Kříže, respektive seriál Jardy Luhana GTD v Outlooku.

Při čtení nepropadejte panice, jedná se o higher-level a pro úplného začátečníka stačí pochopit základní myšlenku – tag, samostatný notebook a je to.
 

…zaznamenejte si všechny podněty…

Z ochutnávky zbývá poslední bod. Během dne budete mít hromadu podnětů k tomu, co byste měli/mohli dělat.

Pořiďte si nějaký notýsek, kartičky nebo nějakou aplikaci do mobilního telefonu, do které si budete moci během dne (a za pochodu) zaznamenávat své nápady. Nebojte se, nemusíte je hned začít realizovat. Jen si je zapište a věnujte se tomu, co jste dělali do chvíle, než se podnět k činnosti (v české terminologii GTD „záležitost“) objevil.
 

…a na konec začátku si přečtěte knihu Mít vše hotovo.

Chápu, chce se vám začít okamžitě, a já vás takhle zbrzdím. Pročtěte si minimálně celou první třetinu. Přesněji alespoň první část Mít vše hotovo, abyste aspoň v hrubém nárysu prošli celým systémem. V dalších dvou částech knihy popisuje David Allen konkrétní kroky, jak GTD implementovat.

MítVšeHotovo není kniha na dobrou noc. Připravte se na velmi zhuštěný text, na mnoha místech zejména druhé části stylem „co věta, to perla“, nad níž se musí člověk zastavit. A bohužel za to často může Allenův občas nehezký slovník management talku nebo corporate newspeaku.

Je mi jasné, že přidávat další práci těm, kteří „chtějí“ s prací pomoct, mi na popularitě rozhodně nepřidá.

Na druhou stranu sám mohu posloužit jako příklad: dokud jsem knihu neznal celou, aplikoval jsem jen tipy, střípky a cáry metody a unikaly mi některé základní myšlenky. A to si troufám tvrdit, že jsem tehdy přečetl více článků, než kolik jich na téma GTD v současné době koluje na „českém“ internetu, a to nejen na výborném serveru Mít vše hotovo.